A segunda fase de adequação das empresas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) vai até 9 de janeiro de 2019 – prazo estipulado depois da última prorrogação. Agora os empregadores que têm negócios com faturamento de até R$ 78 milhões (valor referente ao ano de 2016) devem encaminhar os dados dos trabalhadores e seus vínculos empregatícios ao sistema. Na próxima fase, ainda em janeiro, será necessário enviar informações da folha de pagamento.

Já para pessoas físicas as empresas que estão no Simples Nacional, como os microempreendedores individuais (MEIs), a adequação começa em 10 de janeiro – e só é obrigatória para MEIs que tenham funcionário(s). O último grupo, composto de órgãos públicos e organizações internacionais, prestará informações ao eSocial somente em janeiro de 2020. O procedimento já era obrigatório para empresas de grande porte desde o início do ano, além de patrões de empregados domésticos há mais tempo.

Confira as dicas da Câmara de Dirigentes Lojistas do Distrito Federal (CDL-DF) para te ajudar no processo, e não deixe para a última hora:

1 - É importante entender o que o eSocial não muda a legislação e que não há novas obrigações: o empresário vai continuar repassando as mesmas informações, mas agora isso será feito em uma única plataforma, que reúne dados trabalhistas, fiscais e previdenciários das empresas. O eSocial substituirá até 15 processos diferentes de prestação de informações ao governo, como o Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) e o Rais (Relação Anual de Informações Sociais). Para o presidente da CDL-DF, José Carlos Magalhães Pinto, o novo sistema vai facilitar a vida do empresário. “No início pode até parecer complicado, mas é só uma questão de se adaptar. Como o empregador não vai precisar repetir informações, ele economizará tempo”, afirma.

2 – Entre as vantagens do sistema estão a diminuição da burocracia, a segurança dos dados e a agilidade na prestação de informações. Segundo relatório do Banco Mundial, são necessárias cerca de 2.600 horas por ano para uma empresa pagar tributos no Brasil, sendo que a média dos países da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) é de 176 horas. “São muitos benefícios que o eSocial vai trazer a longo prazo, por isso é necessário que o empresário se ajuste a ele o mais rápido possível”, complementa José Carlos.

3 - Para se adequar ao eSocial, a principal dica é atualizar os dados da empresa com antecedência, de acordo com o detalhamento exigido na plataforma – assim, caso surja alguma dificuldade, ainda haverá tempo para resolver o problema.

4 – Tenha todas as informações em mãos, pois, dessa forma, o preenchimento fica mais fácil e rápido.

5 – Além de atualizar, revisar os dados é de suma importância para não haver risco de enviar algum dado incorreto.

6 - Adotar um sistema eletrônico compatível com o eSocial também é uma boa alternativa, já que, depois, basta importar os dados para a plataforma.

7 - O cadastro no sistema vai seguir uma ordem específica, que começam com as informações mais básicas, passando por eventos de tabela, eventos periódicos e não periódicos. Por isso, atente-se a todas as etapas. Após o preenchimento inicial, será possível voltar para as etapas anteriores e corrigir alguma informação. No entanto, depois de enviado, não é possível editar o cadastro, e envios de informações incorretas poderão acarretar multas para a empresa. A multa para quem não se adequar às novas regras pode chegar a R$ 230 mil.

8 – Ainda de acordo com o governo, o novo sistema também apresenta maior efetividade na concessão de direitos, como seguro-desemprego, abono salarial e Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Caso ainda tenha dúvidas, acesse o portal do eSocial: http://portal.esocial.gov.br/. Lá você encontra mais informações, acessa as perguntas frequentes, a legislação e tutoriais em vídeo para as empresas.